Est-ce qu’on sera pas d’accord pour dire qu’il y a une grande part d’intuition et de motivation interne qui nous guide en tant qu’entrepreneur ?

Mais voilà, l’intuition c’est bien, naviguer dans le monde sauvage de l’entrepreneuriat en ligne sans un minimum de structure et de feuille de route, ok. Mais c’est assez challengeant.

Pour moi, les process sont indispensables, que ce soit :

• pour optimiser son temps et ses actions, savoir clairement ce que l’on a à faire et quand le faire.
• pour définir sa stack d’outils.
• pour dessiner et optimiser son parcours client, soigner son customer care.
• pour déléguer en toute sérénité.

Ça c’est une chose. Aussi, tu te demandes peut-être par où commencer dans la rédaction des process.

Ne t’en fais pas, on a tous été là.

Je te livre 25 process incontournables pour t’aider. Prépare-toi à jongler avec des factures, des déclarations, et même quelques posts Instagram.

Comme pour tout ! Prends le temps, ne te jette pas corps et âme dans cette tâche, un process à la fois, prends le temps d’y mettre le max d’infos, les outils, le temps passé, etc.

Et puis tant qu’on y est ! Pourquoi pas analyser tout ça et trouver des améliorations… ou des automatisations à mettre en place.

Process pour tes finances

1. Faire une facture ou un devis

Tu veux être payé, n’est-ce pas ? Alors commence par maîtriser l’art subtil de la facturation. Liste toutes les étapes que tu as à faire pour rédiger une facture ou un devis, comment les numéroter, où trouver les informations de ton client, comment envoyer les documents de façon automatisée et sécurisée.

Devis, factures, le tout avec le sourire.

2. Faire un avoir client sur facture

La bête noire, tous les entrepreneurs détestent faire des avoirs, on a l’impression de marcher sur des œufs, et peur au ventre de faire une bêtise. Pour t’éviter cette angoisse, liste exactement comment créer un avoir sur facture, que ce soit depuis un outil de facturation ou grâce à ton propre système.

3. Faire sa déclaration Urssaf

Haaaa l’URSSAF. Estimons-nous heureux de payer des charges, car qui dit cotisations à payer, dit chiffre d’affaires encaissé.

Prépare ton processus pour faire tes déclarations Urssaf dans la joie et la bonne humeur, sans rien oublier et être dans les clous.

4. Faire sa déclaration d’impôts

On ne peut pas échapper à ça.

Affronte la déclaration d’impôts comme un petit guerrier fiscal. Liste bien toutes les petites subtilités, décris étape par étape ce que tu ne dois pas manquer dans ta déclaration d’impôts. Parce que ça revient bien trop souvent à notre goût et en même temps, assez espacé pour oublier.

Process pour ta communication

5. Créer un post sur les réseaux sociaux

Je sais que canaliser sa création dans un processus n’a rien d’évident. Et que pour la création de contenu, on le fait souvent dans notre bulle, au gré du vent.

Certes, mais si tu veux déléguer ta création de contenu ou tout du moins toute la partie technique, visuels, programmation de posts, optimisation, montage, je te conseille de lister toutes les étapes, mais surtout tous les accès aux différents outils liés. Quand ta petite main de l’ombre arrivera dans ton équipe, ça ira bien plus vite et t’enlèvera une belle épine du pied (#jenemesouviensplusdumotdepasse).

Instagram, Facebook, LinkedIn… choisis ton terrain de jeu et détache-toi des tâches sans valeur ajoutée !

6. Faire une routine d’engagement sur les réseaux

Le seul engagement dont tu ne veux pas fuir (ou si oupsi).

Les routines d’engagement sont les interactions que tu crées sous différents posts afin de te faire connaître et faire grossir ton audience. Cela mérite de la stratégie, mais aussi une certaine rigueur et technique. Évidemment, tu fais ça au feeling. Mais dans le même principe que pour la création de ton contenu, si tu souhaites un jour déléguer cette tâche, tu auras déjà tout ton processus stratégique et compét’ à fournir.

7. Préparer un live Instagram

Tout comme les plus grands cinéastes (ouais, rien que ça), tu ne peux pas te lancer dans un live Instagram sans un minimum de structure.

Liste tout ce que tu as besoin de connaître en amont, surtout si tu as un invité. Par exemple : avoir une liste d’invités à contacter, des thématiques à traiter, puis comment les contacter : un message déjà pré-rédigé, convenir d’une date, faire une story d’annonce, faire la couverture Instagram, avoir la photo pro de ton invité, etc., etc., etc.

C’est ton moment de briller comme sur Hollywood Boulevard mais dans ton salon devant une ring light !

8. Organiser un concours Instagram

Qui n’aime pas les cadeaux, qui n’aime pas les concours Instagram ?! Ils sont surtout une super opportunité pour booster ton compte Instagram ou autres d’ailleurs. Là encore, selon nécessité une vraie feuille de route, de la définition du concours, des règles de participation, au tirage au sort, jusqu’à la livraison du cadeau. Écris tout le processus pour réitérer la stratégie et redonner un coup de gonflette à ton compte de temps en temps.

9. Programmer une newsletter

Est-ce que tu n’as jamais écrit et programmé une newsletter avec la peur au ventre qu’elle parte à moitié rédigée ou aux mauvaises personnes.

Rassure-toi en écrivant le processus complet pour la rédaction et la programmation de tes mails automatisés. De la rédaction, correction, insertion de contenu à la programmation… Tu n’as plus qu’à suivre la feuille de route et oublier la peur de faire une boulette.

10. Mettre en place une séquence de ré-engagement Email

Une séquence mail de réengagement c’est segmenter ta liste mail et envoyer des mails automatisés à ta liste mail dormante (ceux qui n’ouvrent plus tes mails depuis x temps) en leur disant « Hé, tu me manques ! » (mais sans avoir l’air désespéré). Le processus n’est pas si simple, décris bien comment t’y prendre, de la segmentation, définition des délais, rédaction, automatisation des mails. Prépare tout pour faire cela d’une main de maître et avoir une liste mail optimale.

Process pour tes relations clients

11. Faire une interview de client idéal

Rencontrer tes clients idéaux peut être aussi agréable que rentable. Cela va te permettre de peaufiner ton univers, tes offres et aussi ta communication. Et cela peut engendrer un peu de logistique, mêlée à une bonne dose de stratégie.

Prépare une liste de questions qui les mettent à l’aise tout en te fournissant des informations cruciales. Il s’agit de créer des liens amicaux tout en boostant ton business. Pense aussi à la technique. Bref un vrai process à rédiger et à optimiser dans le temps.

12. Demander un témoignage client

Rien de tel que des éloges de clients satisfaits. Un client satisfait sera ton meilleur panneau publicitaire. Et on sait qu’on n’aime pas toujours en demander. Pourtant ! Tu peux bien le penser pour l’automatiser et le faire de façon sympa. Pour cela, réfléchis bien au processus et rédige tout comme un vrai parcours.

Une fois ton processus rédigé, tout roulera tout seul, depuis la demande jusqu’à l’utilisation stratégique de ces éloges pour renforcer ta crédibilité en ligne.

13. Partager un témoignage client

Justement ! Réfléchis bien à comment tu vas pouvoir montrer tes médailles de guerre entrepreneuriale ! Process la façon dont tu vas partager les témoignages de clients satisfaits sur Instagram, en post, dans tes storys à la une, via un template Canva, sur ton site internet, via Google My Business. Trouve ta façon et rédige le tout. C’est un moyen puissant de démontrer ta valeur.

Process pour ton Notion

14. Faire une sauvegarde Notion

Oui ! Oui ! Faire une sauvegarde de ton Notion est possible. Cela va te créer un fichier Zip qui peut te servir de bouée de sauvetage si un jour un malheur arrive. Écris le processus pour faire cela, définis un intervalle (et mets toi aussi des rappels pour le faire). Rien de technique, mais si tu as la marche à suivre, ce sera encore moins technique.

15. Relier une base de données et faire une agrégation Notion

Les bases de données Notion sont le vrai pouvoir de Notion à mon sens. Et la carte maîtresse pour optimiser ce pouvoir sont les relations et les agrégations. Si tu es novice dans Notion, ce ne sera peut-être pas si intuitif. Alors, documente d’un tuto comment la faire. Ce sera ton vrai game changer Notion pour level up tes compétences Notion, en transformant l’information en magie organisationnelle.

16. Créer un onboarding client dans Notion

On n’est pas sur un petit process là. Mais si tu ne devais en choisir qu’un ce serait celui-là je pense. Vendre c’est bien, mais accueillir un client dignement c’est mieux (crucial même). Le faire grâce à un template Notion est une méga bonne idée. Documente tout dans les moindres détails. Comment inviter ton client, comment lui expliquer la prise en main, comment faire évoluer, adapter ta création Notion.

Les processus sont faits pour te simplifier la vie, pouvoir facilement déléguer, aller plus vite mais aussi pour déterminer les axes d’améliorations, les couacs (technique ou autre). Rédiger le processus de ton onboarding Client Notion sera une vraie mine d’or, le grand pas vers une expérience utilisateur inoubliable.

Process pour tes collaborations clients

17. Lister les éléments à demander à un nouveau client

Contrat, Siret, accord de confidentialité, client idéal, logo, charte graphique… Si tu es dans la prestation de service, tu sais d’expérience qu’il y a plein de choses à connaître et à avoir pour une collaboration réussie.

Rien de mieux qu’un processus clair et détaillé pour ne rien oublier, quoi demander, comment le demander, comment le stocker.

Ne laisse rien au hasard lors de l’accueil d’un nouveau client.

Process ton quotidien

18. Faire un bilan de fin de semaine et préparation prochaine

Prends le temps de réfléchir, célébrer les succès et te préparer pour la semaine à venir. Voilà déjà le processus d’un bon bilan de semaine (à faire dans Notion ou autres).

Crée ton propre rituel pour rester sur la voie du succès.

19. Faire un bilan de fin de mois

En fin de mois, tu as certainement plus d’informations à documenter et rassembler. Écris tout ton processus de fin de mois pour ne rien louper. Cela peut aller de la récolte de tes KPI à ta déclaration URSSAF. Aide-toi des cases à cocher, des liaisons de pages et de bases de données Notion pour optimiser ton temps et ton bilan en venant rédiger tout ce que tu as à faire pour le faire évoluer, aussi vite qu’évolue ton business.

20. Ranger son Notion

Tu peux aussi processer “comment ranger le bureau de l’appart”… pourquoi pas… Mais tu peux aussi et surtout y rajouter plus de technique et de stratégie, et rédiger ton grand ménage Notion.

Je ne vais pas te mentir, je le dis sans cesse, Notion est génial mais nécessite évidemment un peu de rigueur. Notion peut être un paradis organisé ou un labyrinthe chaotique. Prends le temps de ranger, par exemple chaque vendredi, fais le tri dans ta boite à idée, notes, page dupliquée et laissée à l’abandon.

Trouve grâce à un processus clair ton organisation impeccable qui va faciliter ta productivité.

21. Rentrer ses KPI

KPI, ce n’est pas une maladie étrange. Ce sont des indicateurs de performance. Rentre-les comme un chef ! Analyse tes données avec précision pour guider tes décisions. Définis-les et écris étape après étape comment les trouver, où les trouver et où les garder (pour les analyser).

22. Mener un appel découverte

Brille au téléphone avec un appel découverte bien orchestré. Fais-le comme si tu étais le magicien de la vente. Pour créer une première impression impactante, rédige clairement quel est le processus pour tes appels de vente. Cela peut aller d’un partage d’un lien de réservation en ligne, à la liste de questions que tu souhaites poser, les informations que tu souhaites recueillir à l’envoi du devis et l’éventuelle relance prospect.

Process pour ton site internet

23. Rédiger un article de blog

Rédiger un article de blog demande un peu de jus de cerveau, et pour cela je n’ai pas de processus magique… Mais ! Tu peux documenter ton processus, de la rédaction stratégique grâce au SEO, et la correction, la création d’image optimisée, et la mise en ligne.

Ton processus rédigé te fera gagner un temps fou, comme des places dans les résultats Google.

24. Créer une nouvelle page sur son site internet

Construis ton empire virtuel en créant de nouvelles pages sur ton site. C’est comme jouer à SimCity, mais avec des répercussions réelles. Crée-toi un guide complet, du concept à la mise en ligne.

25. C’est un bonus : vérifier que j’ai bien le lien de l’appel découverte d’Appoline M.

Parfois, même les magiciens entrepreneuriaux ont besoin d’un coup de main. Je suis là, pour te guider pour la mise en place de tous ces processus en ligne, de l’automatisation à l’optimisation de ton Notion qui deviendra ton vrai centre de pilotage de ton business.

Voilà, cher entrepreneur intrépide ! Tu ne rédigeras pas tous ces processus en 10 minutes, mais en y allant progressivement, tu pourras te créer un vrai back office digne d’un entrepreneur pro. Ces process essentiels te guideront vers des sommets. Enfile ton costume de super-héros virtuel et prépare-toi à conquérir le monde du business en ligne !