Comment créer un CRM dans Notion : Guide complet

Comment créer un CRM dans Notion ?

Voilà une question que j’entends très souvent en tant qu’experte Notion. Je te donne une réponse détaillée dans cet article, où je te guide pas à pas pour créer ton CRM dans Notion.

Mais … Wait a minute ! Avant ça, en fait… C’est quoi un CRM ? (pas de question idiote chez moi).

CRM pour Customer Relationship Management, soit, la gestion de la relation client. Vaste programme et un aspect crucial pour tout entrepreneur, car sans clients, il n’y a pas de business. Mais que signifie réellement « gérer » ses clients ? À mon sens, cela englobe :

• Trouver des clients
• Documenter toutes les informations pertinentes sur les clients, prospects et contacts
• Suivre les ventes : ce que tu vends, combien tu veux vendre, comment tu veux vendre, etc.
• Déterminer comment accompagner, servir, satisfaire et fidéliser les clients
• Suivre les devis et les factures des clients (qu’ils nous payent, c’est aussi un bon indispensable).

Déjà ! Quand tu auras un espace Notion pour réaliser tout cela, tu goûteras à un entrepreneuriat de qualité, à la hauteur de tes ambitions.

Alors, comment on fait tout ça ? Comment faire un CRM simple, optimisé et complet dans Notion ?

Let’s gooooo !

Les bases de données

Les bases de données Notion sont essentielles à maîtriser et à explorer pour tout système que tu veux déployer dans Notion. Ici, cela prend tout son sens, car on va venir regrouper, lister, classer une liste de clients.

Commence par créer une base de données centrale comprenant des propriétés, avec des infos cruciales, telles que :

• Nom, prénom, mail, mais aussi date d’entrée, numéro d’identification (SIRET ou SIREN), voire numéro de TVA. L’adresse, les liens vers les réseaux sociaux ou le site internet.

Puis, attribue des étiquettes grâce à une propriété select, ou multiselect telles que :

• Clients
• Prospects
• Ancien Clients
• Contact

Mais aussi, tu peux aller plus loin, en renseignant :

• La date de naissance du contact
• La date (ou les dates) de collaboration
• Le canal d’acquisition
• Le moyen de communication préféré

Relier des bases de données Notion entre elles

Tu as ta base centrale : parfait. C’est un bon début. Mais on ne va évidemment pas s’arrêter là. Le véritable objectif d’un CRM est de piloter la relation client.

Et pour cela, tu as besoin de créer un vrai système de gestion de données, et de faire transiter les informations. Sauf que ! Tout mettre dans une seule et même base de données, ce n’est pas vraiment le plus pragmatique : une base de données = un but.

Regardons alors, quelle autre type de bases de données tu peux avoir besoin d’avoir, et de relier à cette base de données centrale de CRM.

Je te propose de créer si ce n’est pas encore fait dans ton Notion, et de :

• Relier à la base de données des offres
• Relier à la base de données des témoignages
• Relier à la base de données des projets clients, voire de la todo pour les appels découverte et les missions clients si tu es prestataire de service
• Relier à la base de données des devis, des factures

Et là encore, pour aller plus loin, pourquoi pas relier à une base de données des idées cadeaux clients. Bah oui ! vu qu’on a leur date de naissance dans l’étape une 😉

Travailler un modèle de page de base de données

Construire des bases de données, c’est bien, les optimiser et les automatiser : c’est mieux.

Concentrons-nous sur l’une des meilleures fonctionnalités de Notion : le modèle de pages de base de données.

• Focus donc sur la meilleure des fonctionnalités Notion : le modèle des pages de base de données. Si tu débutes sur Notion, je t’explique. Les bases de données Notion sont une succession de lignes qui elles-mêmes sont des pages Notion. Tu peux créer un nombre infini de modèles de pages de base de données, ce qui va faire que lorsque tu vas créer une page de base de données, tu vas pouvoir utiliser un modèle préconçu. Dans ces modèles, tu peux y mettre toutes les sortes de blocs Notion (texte, encadré, liste de tâches, …) Et aussi des vues liées de bases de données.

Ce qui fait que tu peux, par exemple, mettre la vue liée de ta todo, dans le modèle, en spécifiant que tu ne voudras que les tâches qui sont liées aux clients de ta base de données de CRM.

Ça s’auto-filtre si tu veux.

Et ça ! C’est juste méga canon.

Je te laisse prendre une minute maintenant… Car tu peux imaginer, tout ce que tu pourrais insérer dans un modèle de page Notion de CRM…

C’est bon ?

Ok, je te dis ce à quoi j’ai pensé moi.

• Insérer une partie pour la prise de notes du client
• Insérer une vue liée de la base de données des projets clients, pour voir le ou les projets liés à ton client
• Insérer la todo, pour voir les tâches concernant ce client
• Insérer une vue liée de la base de données des devis pour voir les devis du client. Faire de même pour les factures. Comme ça, tu vois bien le suivi financier, client par client.

Tu peux également travailler sur le remplissage automatique de certaines propriétés de la base de données en utilisant encore et toujours ces merveilleux modèles. Par exemple, tu peux créer un modèle pour les prospects, en disant que tu veux qu’à chaque fois que tu vas créer une page dans la base de contact en cliquant sur le modèle “prospect” eh bien, un multiselect “prospect” créé en amont s’insère automatiquement.

Autre hack. Tu peux, dans ton modèle, mettre date de duplication, sur la date d’entrée, ce qui fait que sur le même principe, quand tu vas créer une page en utilisant un modèle, la date d’entrée sera automatiquement la date du jour. Mais, tu pourras la modifier librement si tu le souhaites.

Cela paraît juste quelques clics, et quelques secondes, mais je t’assure que travailler tes modèles, c’est le meilleur hack de productivité que tu puisses user dans Notion.

Un CRM Notion avec un suivi de projets clients

Si tu as un CRM dans Notion ou autre, c’est pour avoir tes infos client, mais pas uniquement pour les stocker sinon pour les exploiter.

Surtout si tu es prestataire de service, il y a de grandes chances que tes clients soient liées à des projets : une création de site, un coaching, un accompagnement en plusieurs séances, des optimisations long terme.

Bref ! Vu que c’est intimement lié, je ne peux que t’inviter à intégrer une gestion de projets dans ton CRM : base de données de projets liée à une todo clients, le tout relié au CRM.

• Cela te permettra de suivre l’avancement du projet dans la fiche client et d’avoir toutes les informations à portée de main si ton client fait de nouveau appel à toi.

Un CRM Notion avec un suivi financier

Pas de clients, pas de business, et pas de paiement, bah.. c’est la bankrout. Nos clients, on les adore, mais on sait aussi, que certains peuvent parfois avoir un petit rappel sur les paiements.

Ne loupe aucune info, ne perds pas le fil de tes paiements grâce à un suivi financier dans Notion. Tu peux créer une base de données de devis et une base de données de factures, les relier ensemble, puis les relier à ton CRM. Ainsi, tu pourras avoir un vrai suivi financier dans Notion, que tu vas intégrer dans ton CRM.

Lorsque tu auras ces bases de données, que tu auras relié le tout, dans ta base de données CRM, tu pourras faire ressortir, sur ta fiche client :

• Le statut du devis
• Calculer automatiquement une date de relance de devis
• Le montant en attente de paiement sur chaque client
• Le pourcentage de facture payée
• Le statut des factures

Mieux ! Si un jour ton client te redemande la facture, tu sais exactement où la trouver ! Et ça on aime !

Un CRM Notion avec un suivi des offres

On a dit… Pas de clients. Pas de business. Mais, n’oublions pas : pas d’offres pas de business non plus ! Nos offres sont construites pour eux. Alors, rien de plus pertinent que de les intégrer dans ton CRM. Tu te demandes peut-être ce que tu pourrais intégrer dans une base de données d’offres à part son nom.

Allez, je te livre ma proposition :

• Le nom de l’offre quand même
• La date de lancement, sa date de dernière mise à jour
• Son statut, si tu souhaites archiver certaines de tes offres
• Son prix public

Dans le modèle de la page, tu vas pouvoir noter les infos sur le client idéal qui correspond à cette offre.

Tu peux aussi intégrer et relier d’autres bases de données à cette base des offres, comme :

• les factures et les devis que tu as réalisés sur cette offre. Ce qui va te permettre de voir, celles qui sont plus demandées que d’autres.
• Une base de données où tu documentes tes lead magnet ou freebie éventuellement
• et les clients évidemment !

Et pourquoi pas décrire tout ton parcours client, de l’acquisition, à l’onborading, on passant par la phase de résultats, par la fidélisation et le offboarding. Vide ton cerveau et documente un max pour faire évoluer tes offres pour tes nombreux clients et prospects que tu vas intégrer dans ton CRM Notion.

Un CRM Notion pour développer ton customer care

Et maintenant que tu as un super CRM Notion, et tout plein de contacts et clients dedans. Je t’invite à optimiser tout ça en chouchoutant ton customer care : ta relation client.

Perso, j’adore que l’on me souhaite mon anniversaire, et j’adore le souhaiter à mes contacts. Je trouve que c’est une petite attention qui peut faire la différence. Un peu comme Yves Rocher, qui ne n’oublie jamais.

Tu peux demander la date de naissance de tes clients en fin de collaboration, ou dans un formulaire de feedback par exemple. Et après intègre la dans ton CRM. Tu peux même user des formules Notion, pour que ça te calcule automatiquement le prochain anniversaire, et même pousser jusqu’à son âge et son signe astrologique.

Te créer de vrais reports sur tes clients et prospects

Justement un parlant des formules Notion, depuis la sortie des formules 2.0, utiliser les formules est bien plus facile, mais permet également plus de liberté et personnalisation. En utilisant la fonction map par exemple, tu peux faire des rollups de rollups.

Nouvelle aparté, si tu débutes dans Notion, un rollup, ou agrégation en français (pardon mon franglais, je ne peux pas m’en empêcher), c’est ressorti une donnée d’une propriété, qui est dans les propriétés d’une base de données qui est reliée à celle sur laquelle tu travailles.

On peut donc, ainsi, imaginer, une propriété formule, qui mettrais en forme, une sorte de petit report, avec :

• la somme totale des factures, c’est-à-dire le montant facturé à un client
• la somme total des devis réalisés pour un prospect
• le nombre de projet par client
• son panier moyen
• les factures, et donc le montant en attente de paiement d’un client.

User des différentes vues et filtres de base de données

Il ne te restera plus qu’à une jolie mise en forme et faire des tris ! Pas des données, mais des visuels.

Les différents statuts

Car oui ! C’est un conseil qui s’applique à tout ton Notion. Ne te pollue pas la vue avec des bases de données trop condensées. D’une, ça va alourdir ton Notion et son temps de téléchargement. De deux, ça démotive. Et ça ! On dit non.

Je te conseille, de travailler sur une page où tu vas segmenter les vues, une pour les clients, dans laquelle tu vas encore compartimenter avec les clients, actuels, les clients archivés, les clients à venir.

De même pour tes prospects, les prospects à relancer, les prospects perdus.

Les différents canaux d’acquisition

Tu peux aussi imaginer faite une vue liée de bases de données avec différentes vues selon tes canaux d’acquisition, comme ça, tu vois exactement combien de clients, tu as acquis via Instagram, LinkedIn, ton site internet, le bouche à oreille, par exemple.

Tu peux même pousser en regardant combien tes clients t’ont rapporté par canal d’acquisition. Eh oui ! Notion t’apporte une bonne organisation, mais aussi et surtout un super pouvoir d’analyse sur tes actions.

En conclusion, avec une organisation bien pensée et utilisant toutes les fonctionnalités de Notion, tu pourras créer un CRM efficace et complet pour ton entreprise.

Voilà, pour ma proposition de roadmap de création de CRM dans Notion.

Maintenant, j’ai une bonne nouvelle pour toi.

Car, si tu as la flemme de t’y attaquer, mais qu’un CRM dans le genre te fait de l’œil, et bien, je te propose de découvrir Flow Clients, mon template Notion de gestion clients, une solution prête à l’emploi pour booster organisation, productivité et gestion clients.